2023年6月27日

こんにちは！
兵庫県西宮市でウェブ制作事業を行っております、ラフデザインです。

今回はビジネスにおいて避けては通れない「名刺交換」について発信しようと思います！
大学生の方たちはそろそろインターンシップなど社会人の現場を体験する機会が
増えてきたのではないでしょうか？

もし今後、名刺交換の場面に遭遇した際に思い出してもらえたら嬉しいです！

最初に

名刺交換は打ち合わせや商談の初めに行われる重要なイベントです。
マナーを理解しスムーズに行うことができると
スマートに見えますし相手に良い印象を与えることができます。

デジタル化が進みネットやSNSで連絡先の交換が簡単にできるようになりましたが
対面での打ち合わせなど、まだまだ名刺の出番はあります。
ペーパーレス化の時代にもかかわらず名刺交換が存在するのは
名刺が自分や自社の「証明書」になり会社の情報を名刺を通して伝え
社会的信用を獲得し安心感のある商談を行うための重要なツールだからです。
相手の顔と名前を知る、自分の顔と名前を覚えてもらう一種のコミュニケーションツールでもあります。

それでは名刺交換の基本的なマナーを解説していきます。

①名刺交換は立って対面で行う

基本中の基本ですが名刺交換は立って対面の状態で行います。
先に入室し座って待っていた場合も相手が入室してきたら必ず立って出迎えます。
また、机越しで名刺交換をするのはＮＧです。
出迎える段階で机の横に立っておくと机を挟むことなく
スムーズに挨拶、名刺交換が行えます。

②受注側(請求者側)から名刺を差し出す。

名刺交換では原則、お金をもらう側の人から差し出すのがセオリーです。
年齢や役職関係なく受注側が目下になるので先にご挨拶をしましょう。
同行などで上司が後に出したり相手と対等な関係性などイレギュラーがある場合は
この限りではなく、その場の流れに従うのがベターです。

③ポケットや財布、手帳から名刺を出さない。

名刺は必ず「名刺ケース」から出しましょう。
ポケットや手帳から出すのはマナー違反で印象が悪いです。
名刺ケースもあまり派手なものではなく
落ち着いたデザインのものを選ぶといいでしょう。

④名刺の持つ位置に注意する。

名刺を渡すとき、受け取るときに相手の名前、企業のロゴなどを
隠すように持ってはいけません。
相手の企業を軽んじていると思われることがあるので
名刺のデザインが隠れないように隅を持つことがマナーです。

⑤すぐに出せるよう準備しておく

名刺を出すときにカバンやポケットをガサゴソするのはよくありません。
事前に名刺ケースを持っておいたりすぐに出せる状態にしておくことが
スムーズな名刺交換につながります。
相手側の人数が前もって把握できるなら人数分すぐに出せる準備をしておくと
いいでしょう。

以上が名刺交換の基本的なマナーです。

名刺を受け取る際、両手で渡すのが理想的ですが
こちらが名刺を出したタイミングで相手も出していることがほとんどです。
この場合は同時交換になりますので
名刺は右手で差し出し、名刺入れを持った左手で相手の名刺を受け取りましょう。
この時「頂戴いたします」と一声かけるのも忘れないようにしましょう。
なるべく自分の名刺を下から先に相手の左手に差し込むようにします。

名刺交換の際、マナーを気にしすぎて名刺や相手の手元に目が行きがちですが
大切なのは相手の目をしっかり見ながら行うことも重要なポイントです。

複数人と交換する場合は
① 相手の役職が上の人と自社の上司
② 相手の役職が上の人と自分・相手の役職が下の人と自社の上司
③ 相手の役職が下の人と自分
このような順番です。
上司に続いて名刺交換をするといいでしょう。

いただいた名刺はすぐにしまわず
立っているうちは両手で持っておきます。
机の上に置くときは基本自分の左側に名刺ケースの上に置きます。
複数枚ある場合は席順に並べて置いておくと氏名を覚えやすくなります。
役職が上の人がわかる場合はその方の名刺を名刺ケースの上に置くと丁寧です。

最後に

名刺交換はビジネスシーンにおいて非常に重要な場面です。
重要なだけに決まり事やマナーは多く覚えるのには時間がかかります。
ですが基本のマナー、ルールを知ったうえで場数を踏めばしっかりとした
マナーが身に付きます。
難しく考えず、どんどんチャレンジしていくことが大切です。