2016年2月15日

近年、テレワークを推進する国の方針の元、web会議を実施する企業が増えてきました。そうなると気になるのがweb会議とはどういうものなのかということです。そこで今回は、web会議のことやWeb会議用ツールを選ぶポイントなどをご紹介します。

web会議とは

web会議と聞いても使ったことがない人にとっては、「ネット回線でつながる会議」くらいの認識かもしれません。そこで、web会議について基本的なことをご紹介します。

web会議とテレビ会議は違うの？

web会議とテレビ会議で大きく違う点を、表でまとめました。

テレビ会議は、専用の会議室に一同が集まるシステムです。そのため、支社などがある場合は拠点ごとに回線や機材を用意する必要があります。

セキュリティに関しては、専用回線を使用することで傍受に対して強くなるため、安心して会議に使えるシステムです。

オンプレミスとは、社内に自社サーバーを構築するもので、テレビ会議と同じくセキュリティ面が高くなっています。

web会議のメリット

クラウドタイプのweb会議のよさは、ネットがつながる場所であればどこででも接続ができるところです。

そのため、テレワーク中の社員と会議をしたり、出張先のホテルから会議に参加したりなどもできます。メンテナンスやシステムアップデートもサービス提供会社が行ってくれるため、社内で専門の人員を割く必要もありません。

オンプレミスタイプのweb会議は、社内で構築されたネットワークのため、セキュリティ性が高く機密事項が含まれる会議などにも強さを発揮します。ただし、このセキュリティの高さは、社内でweb会議をするために使われることが前提です。

どちらも、パソコン、タブレット、スマホなどの中から業務に合った端末を使えます。また、離れた相手にも同じ資料や音声、映像を見せながら会議を進められるのが特徴です。

web会議のデメリット

クラウドタイプのweb会議のデメリットは、セキュリティ面です。

インターネットを介するため、第三者による不正アクセスにより、機密情報が漏えいしたり、会議中に侵入されたりする可能性があります。

また、社外から会議に参加できるため、使う機器のセキュリティが甘いとそこから情報が漏れたり、参加する場所によっては会話を聞かれたりなどのリスクがあるでしょう。

一方、オンプレミスタイプの場合はセキュリティ上、外部からのアクセスを遮断している会社もあり、社外からはweb会議へ参加ができない場合もあります。

web会議を利用する上で確認するポイント

世の中には、多くのweb会議ツールがあり、製品の特徴は各社さまざまです。

種類が多くなると、どれを利用すればよいのか迷ってしまうのではないでしょうか。そこで、web会議ツールを選ぶときのポイントをご紹介します。

最大利用人数や利用可能時間に差

web会議ツールは、それぞれの製品によって同時接続人数や連続使用時間が設定されています。それと同時に、有料と無料でも制限が変わってくるのが特徴です。そこで、いくつかのweb会議ツールの制限人数や時間をご紹介します。

最初から「会議への参加は少人数」と決まっている場合は、無料版でもよいかもしれません。

しかし、会議によって出席人数が変わったり、あらかじめ多人数になることが分かっていたりする場合は、有料版も選択肢の中に入れる必要があるでしょう。

接続が安定しているかの確認

会議をしていて困るのは、急に接続が切れたり、映像がフリーズしてしまったりすることです。そのような状態になると会議が中断、あるいは中止に追い込まれ、業務に支障が出てしまいます。

また、音声や映像がクリアであるかどうかも検討材料に入るかもしれません。聞き取りにくい音声や見にくい映像ではコミュニケーションが取りづらくなるからです。

接続具合が気になるなら、無料版や有料のお試し版で試してから決める方法もあるでしょう。

セキュリティの高さでは有料版

web会議を開催する上で気になるのは、セキュリティの問題ではないでしょうか。2020年には、暗号化面におけるセキュリティ問題が取りざたされたツールもありました。

しかし、そのツールだけが問題ではありません。ネットを介している以上、どのツールにも第三者に情報が漏れるなどのセキュリティ問題はついてくると考えられるのです。

ビジネスとして使う場合、情報漏えいが起こると取引先との信頼関係が断たれてしまいます。そのため、多くの場合、ビジネスでの利用には有料版を使うようにと推奨されるのです。

理由は、通信システムの違いにあります。無料版に比べ有料版は、セキュリティの高い通信方式が利用されていることが多いからです。

業務に合ったツールを選択しよう

会社で決まったツールがある場合は、どれを使うのかで迷うことはないかもしれません。しかし、会社ではまだ導入していなかったり、個人事業主だったりする場合は自分で選ぶことになります。

そうすると無料版に目がいきがちですが、参加人数、セキュリティの高さなど総合的なことを考慮して適切なツールを選ぶようにしましょう。