2016年7月4日

個人情報保護法が制定されてから、ホームページ作成時に欠かせないプライバシーポリシーも重要や役割を担っています。

特に個人情報を取り扱う企業はプライバシーポリシーを掲載していないと、大きなトラブルに発展しかねません。

そこで、プライバシーポリシーの概要と作成時の注意点を紹介します。これからホームページを作成する方は参考にしてくださいね。

プライバシーポリシーの概要

プライバシーポリシーは個人情報保護方針と同じものと考えている方も多いようです。2つの違いとともに、プライバシーポリシーの概要と必要性を見ていきましょう。

プライバシーポリシーとは

プライバシーポリシーとは、インターネット上で収集した個人情報をどのように利用するかを示した文書のことで、提供するサービスにより、収集方法や利用方法はさまざまです。

本来であれば、顧客から個人情報を収集するたびに「個人情報をいただいてもいいでしょうか」という同意が必要ですが、お互い労力を伴います。

そのため、あらかじめ文書として公表しておくことで、この作業を割愛できることを目的としています。

個人情報保護方針との違い

個人情報保護方針との違いはどういったものなのでしょう。

個人情報保護方針は、企業として個人情報をどのように取り扱うか文書化したものです。

一方プライバシーポリシーは、プライバシーの権利や利益を保護する観点から個人情報に関する取扱いを文書化したものです。

プライバシーポリシーは個人情報保護方針の内容に限らず提示しなければいけません。

個人情報保護方針は単体で表示されますが、プライバシーポリシーは規約と一緒に記載されている企業もあり、表示方法も異なります。

プライバシーポリシーの必要性

プライバシーポリシーは収集した個人情報をどのように利用するか、ユーザーに示さなければいけません。利用目的をユーザーに知らせる以外に、第三者提供への同意も必要です。企業側にとってはプライバシーマークの取得にも関わってきます。

ユーザーは個人情報をどのように取り扱われるのか知る権利があり、企業はその開示義務があります。双方にとってプライバシーポリシーは大切な存在です。

プライバシーポリシー作成時の注意点

実際にプライバシーポリシーを作るときは、どのような点に気をつければいいのでしょうか。

近年ではテンプレートが公開されているため簡単に作れますが、そのまま使うのはおすすめできません。作成する場合は、以下の点に気をつけてください。

テンプレート活用時は自社に合わせて追記

テンプレートを活用すること自体、問題はありません。しかし提供サービスによって足りない項目があるのも確かです。

大切なのは「個人情報をどのように利用するのか」「第三者提供はどのような可能性があるのか」ユーザーに示すことです。

テンプレートは最低限の内容しか記載されていないため、不足している項目は自社に合わせて追記しなくてはいけません。

利用規約と一緒にしない

プライバシーポリシーを規約と一緒に載せている企業も多くみられます。

EU一般データ保護規則(通称GDPR)では、規約とプライバシーポリシーは一緒にしないように定められており、これを守らなければ高額賠償の可能性があります。

日本企業にも求められているので、回避するためにも初めから規約とは個別に作った方がデメリットが少ないです。

ほかにも、個人情報提供の同意は撤回できるものとされています。万が一規約とプライバシーポリシーを一緒にしてしまうと、撤回の意志が規約まで含まれてしまう可能性があります。

最悪の事態を考え、あらかじめ規約とは別にしておく方がいいでしょう。

プライバシーポリシーはユーザーと企業にとって大切な契約

個人情報の取り扱いは慎重に行わなければいけません。プライバシーポリシーが正しく記載されていないとトラブルに発展する可能性もあります。

プライバシーポリシーとは何なのか、しっかり理解した上でサービスに合ったものを作成してください。